PowerPoint Accessibility

文档辅助功能在线课程

WebAIM提供了一个为期四周的文档(Word,PowerPoint和PDF)可访问性在线课程。了解有关文档可访问性课程的更多信息。

介绍

Microsoft PowerPoint是用于创建幻灯片演示文稿的最常用工具之一它通常用于组织会议或课程的想法,在现场演示中呈现关键点,甚至用于创建讲义本文概述了如何在网络上制作更多的PowerPoint文件。

注意

除非另有说明,否则本文中概述的步骤适用于适用于Windows和Mac的Office 2016大多数屏幕截图来自Windows版本。

模板和主题

创建PowerPoint演示文稿的第一步是选择幻灯片主题或模板该设计tab contains many built-in主题和颜色变种可用于更改演示文稿的外观,以及创建自定义主题的功能

这些模板中的一些模板在幻灯片文本和幻灯片背景之间具有低对比度,并且一些模板也可能具有繁忙的背景,这使得文本更难以阅读一定要选择具有良好对比度和简单背景的主题如果将在投影仪上观看演示,则对比度和可读性可能需要更加明显。

In addition to built-in and custom themes, there are thousands of templates available for download您可以通过选择搜索模板文件>新的,然后在中描述模板搜索领域添加“万博体育官网网址”,搜索被创建者标记为“万博体育官网网址”的模板虽然这不能保证可访问性,但它增加了找到好模板的可能性如果有疑问,微软已经确定了几个针对辅助功能进行了优化的模板

幻灯片布局

The most important part of PowerPoint accessibility is the use of slide "layouts." Used correctly, these will ensure information on the slides have the correct heading structure and reading order.

大多数幻灯片布局包括幻灯片“标题”,通常位于幻灯片的顶部它们通常还包含一个或多个“占位符”区域,您可以在其中向每个幻灯片添加列表,图像和表格等内容标题将作为屏幕阅读器用户的标题显示,并将成为每张幻灯片上的第一个阅读内容如果每张幻灯片都有一个描述性标题,这将使屏幕阅读器用户更容易阅读和导航演示文稿。

创建一个新幻灯片

Although you can change the layout of a slide at any time, it is usually easiest to choose your layout when creating a new slide您可以从中添加新幻灯片要么插入标签如果你选择了新幻灯片图标,PowerPoint通常会创建一个新幻灯片,其布局与当前选定的幻灯片相同。

您还可以在创建新幻灯片时选择幻灯片布局在Windows中,选择小箭头或文字“新幻灯片“在图标下方,菜单将下拉所有可用的幻灯片布局选择其中一个选项以使用此布局创建新幻灯片。

在Mac中,选择小箭头旁边的新幻灯片图标显示类似的下拉菜单。

更改幻灯片布局

要更改现有幻灯片的布局:

  1. 选择要更改的幻灯片。
  2. 选项卡,选择布局
  3. 从下拉列表中选择所需的布局。

此新布局将应用于所选幻灯片,PowerPoint将尝试将幻灯片内容移动到新布局中的正确位置如果您从一个预先构建的布局转移到另一个布局,这通常可以很好地工作But if you apply a layout to a slide that wasn't structured correctly in the first place (e.g., pictures and text boxes added to a blank slide), it may take some work like cutting, pasting, and deleting unnecessary boxes to apply the correct layout.

幻灯片大师

可以对演示文稿中的所有幻灯片进行更改,例如更改所有幻灯片标题的文本大小您还可以更改特定的幻灯片布局,甚至可以创建新的自定义布局在幻灯片母版视图中可以进行所有这些更改此视图允许您创建满足演示需求的布局,同时保持正确的标题结构和阅读顺序。

要打开幻灯片母版,请选择视图标签>幻灯片大师

演示文稿中可用的不同布局将显示在左侧边栏中这个侧边栏中的第一张幻灯片是主布局对主布局所做的更改通常会应用于演示文稿中的每张幻灯片此主布局下方是不同的个别布局对其中一个所做的更改将应用​​于使用此布局的每张幻灯片。

要创建新的幻灯片布局,请选择插入布局, 然后改名为新布局提供描述性名称然后,您可以插入占位符对象,更改幻灯片上对象的大小和位置等。

完成所有更改后,选择关闭主视图在Windows或关闭大师在Mac上在此视图中所做的更改将自动应用于整个演示文稿中。

幻灯片阅读顺序

虽然最好尽可能使用幻灯片布局,但有时候在创建新的幻灯片布局时不太可能需要向幻灯片添加内容默认情况下,屏幕阅读器将首先读取幻灯片标题,然后是幻灯片布局中定义的元素中的其他内容然后它将按照添加到幻灯片中的顺序读取侧面的任何其他内容如果您在添加内容时考虑到这一原则,则应按逻辑顺序将其呈现给屏幕阅读器用户。

您可以通过选择来检查或更改此阅读顺序主页>安排>选择窗格选择窗格将显示在右侧边栏中。

窗格将显示幻灯片上的每个对象突出显示窗格中的对象也会在幻灯片中突出显示该对象此页面中元素的阅读顺序是从下到上起初这可能看似不合逻辑,但有助于将这些对象视为幻灯片上的图层将首先读取幻灯片上的第一个对象如果另一个对象被添加到第一个对象顶部的页面上,则屏幕阅读器将会读取该对象(并且还将在视觉上覆盖第一个对象)简单地重新排序项目单击并拖动PowerPoint for Windows也有上/下箭头按钮可用于重新排序项目。

注意

“排列”下拉菜单还包括对单个对象重新排序的选项这将改变页面上的视觉位置以及阅读顺序。

  • 带到前面将项目移动到顶层,意味着它将被读取持续通过屏幕阅读器。
  • 发送回将项目移动到底层它将被阅读第一通过屏幕阅读器。
  • 向前进将项目向上移动一层,或后来在阅读顺序中。
  • 向后发送将项目向下移动一层,或在阅读顺序中。

如果您使用这些选项,请务必检查选择窗格以确保阅读顺序有意义。

每个项目的右侧都是一个看起来像眼睛的图标(图标截图)单击此图标将在幻灯片中以可视方式隐藏对象,但仍将由屏幕阅读器读取。

图像的替代文字

PowerPoint演示文稿通常包括图像图像需要等效替代文本要为图像添加替代文字:

  1. 右键点击在图像上选择格式图片
  2. 在“格式图片”侧边栏中,选择尺寸和属性图标并选择替代文字
  3. 在中输入适当的替代文本描述仅字段(不是标题字段)。

重要

除非它是幻灯片背景的一部分,否则无法在PowerPoint中隐藏装饰图像,因此装饰图像应保持在最低限度如果演示文稿保存为PDF,装饰图像可以隐藏在Acrobat Professional中

在HTML中,有一些方法可以识别a中的行标题和列标题数据表这使得表的内容更多地为屏幕阅读器用户提供了更多的内容PowerPoint允许您标识单行列标题和单列行标题要识别表中的标题:

  1. 点击表格内部该表工具选项应该变得可见,而且设计标签(称为表设计在Mac上)应该是开放的。
  2. 如果表的顶行包含每列的标题(大多数表都有),请确保标题行复选框已选中。
  3. 如果表的第一列包含每行的标题,请确保第一栏复选框已选中。

在里面表格样式部分,选择一种样式,可以在视觉上清楚地识别表头确保风格具有良好的对比度。

大多数屏幕阅读器不会识别PowerPoint中的表格标题,但我们仍然建议您完成此过程以可视方式识别标头非常重要,并且Microsoft Office中对表头的支持正在不断改进此外,在最新版本的PowerPoint中保存为PDF时,将识别这些标题。

检查辅助功能

PowerPoint包含一个可识别许多常见辅助功能问题的工具Windows和Mac中的辅助功能检查程序基本相同,但启动检查的步骤不同。

要在Windows中运行辅助功能检查器,请选择文件>信息选择检查问题按钮并选择检查辅助功能

要在Mac中启动辅助功能检查器,请选择评论选项卡,然后选择检查辅助功能

在Windows和Mac中,辅助功能检查器侧边栏将显示在右侧检查器呈现可访问性错误(例如,没有替代文本的图像),警告(例如,不清楚的链接文本)和提示(例如,检查具有自定义内容的幻灯片的幻灯片阅读顺序)选择报告中的项目将突出显示幻灯片中的问题有关该问题的信息以及如何修复它的说明也将显示在侧栏的底部。

解决问题后,它将自动从报告中消失。

其他无障碍原则

  • 确保文字不会太小,特别是如果在投影仪上观看演示文稿。
  • 不要使用颜色作为传达信息的唯一方式。
  • 过渡和动画应该很简单。
  • 复杂或自动过渡和动画可能会分散注意力。
  • 使用简洁明了的语言如果您有嵌入视频,请确保视频带有标题。
  • 如果您有嵌入音频,请附上成绩单。

将PowerPoint转换为PDF

PowerPoint对于面对面演示非常有效,但它通常不是Web上内容的最佳格式该文件可能很大,用户必须具有Microsoft Office或插件才能查看该文件PDF通常是以电子方式呈现PowerPoint演示文稿的更好格式文件大小相对较小,通常会删除分散注意力的幻灯片切换,并且每个人都有PDF阅读器。

假设已正确创建,本文中概述的所有辅助功能都将保留在PDF文件中(见我们的文章从Office文档创建PDF文件)如果您的演示文稿包含表格或装饰图像,并且您知道如何在Adobe Acrobat中添加辅助功能信息,则您的PDF文件甚至可以比原始PowerPoint文件更加精简。