PowerPoint Accessibility

文档辅助功能在线课程

WebAIM提供了一个四周在线课程文档(Word、PowerPoint和PDF)可访问性。了解有关文档可访问性课程的更多信息。

介绍

微软PowerPoint是最流行的一种工具,用于创建幻灯片演示它通常用于组织会议或课程的想法,在现场演示中呈现关键点,甚至用于创建讲义本文概述了如何可以使PowerPoint文件更万博体育官网网址。

注意

除非另有说明,否则本文中概述的步骤适用于适用于Windows和Mac的Office 2016大多数屏幕截图来自Windows版本。

模板和主题

创建PowerPoint演示文稿的第一步是选择幻灯片主题或模板的设计tab contains many built-in主题和颜色变体可用于更改演示文稿的外观,以及创建自定义主题的功能

这些模板中的一些模板在幻灯片文本和幻灯片背景之间具有低对比度,并且一些模板也可能具有繁忙的背景,这使得文本更难以阅读一定要选择具有良好对比度和简单背景的主题如果将在投影仪上观看演示,则对比度和可读性可能需要更加明显。

In addition to built-in and custom themes, there are thousands of templates available for download你可以搜索通过选择一个模板文件>新建,然后描述的模板搜索场添加“万博体育官网网址”,搜索被创建者标记为“万博体育官网网址”的模板虽然这并不能保证可访问性,它增加的可能性找到一个好的模板如果有疑问,微软已经确定了几个模板优化的可访问性

幻灯片布局

The most important part of PowerPoint accessibility is the use of slide "layouts." Used correctly, these will ensure information on the slides have the correct heading structure and reading order.

大多数幻灯片布局包括“标题”,通常顶部的幻灯片他们通常还包含一个或多个“占位符”的地方你添加内容列表,图片,和表每个幻灯片标题将作为屏幕阅读器用户的标题显示,并将成为每张幻灯片上的第一个阅读内容如果每个幻灯片有一个描述性的标题,这将使它更容易为屏幕阅读器用户阅读和浏览。

创建一个新的幻灯片

Although you can change the layout of a slide at any time, it is usually easiest to choose your layout when creating a new slide您可以从中添加新幻灯片要么插入标签如果你选择新幻灯片图标,PowerPoint通常会创建一个新的幻灯片的布局一样当前选中幻灯片。

您还可以在创建新幻灯片时选择幻灯片布局在Windows中,选择小箭头或文字“新幻灯片“在图标下方,菜单将下拉所有可用的幻灯片布局选择其中一个选项以使用此布局创建新幻灯片。

在Mac中,选择小箭头旁边的新幻灯片图标显示类似的下拉菜单。

改变幻灯片的布局

改变现有的幻灯片的布局:

  1. 选择要更改的幻灯片。
  2. 选项卡,选择布局
  3. 从下拉列表中选择所需的布局。

此新布局将应用于所选幻灯片,PowerPoint将尝试将幻灯片内容移动到新布局中的正确位置如果你从一个预构建布局到另一个,这通常很有效But if you apply a layout to a slide that wasn't structured correctly in the first place (e.g., pictures and text boxes added to a blank slide), it may take some work like cutting, pasting, and deleting unnecessary boxes to apply the correct layout.

幻灯片大师

可以对演示文稿中的所有幻灯片进行更改,例如更改所有幻灯片标题的文本大小您还可以更改特定的幻灯片布局,甚至可以创建新的自定义布局所有这些变化都可能在幻灯片中主的观点此视图允许您创建满足演示需求的布局,同时保持正确的标题结构和阅读顺序。

要打开幻灯片母版,请选择视图选项卡>幻灯片大师

不同的布局中可用表示将显示在左边的边栏这个侧边栏的第一张幻灯片主布局更改到主布局通常会被应用到每个幻灯片演示这主布局是不同个体的布局对其中一个所做的更改将应用​​于使用此布局的每张幻灯片。

要创建新的幻灯片布局,请选择插入布局,然后改名为新布局提供描述性名称然后,您可以插入对象占位符,在幻灯片上改变对象的大小和位置,等等。

完成所有更改后,选择关闭主视图在Windows或关闭大师在Mac在此视图中所做的更改将自动应用于整个演示文稿中。

幻灯片阅读顺序

虽然最好使用幻灯片布局在可能的情况下,有时可能需要添加内容幻灯片时创建一个新的幻灯片布局是不现实的默认情况下,屏幕阅读器将首先读取幻灯片标题,然后是幻灯片布局中定义的元素中的其他内容然后它将按照添加到幻灯片中的顺序读取侧面的任何其他内容如果您在添加内容时考虑到这一原则,则应按逻辑顺序将其呈现给屏幕阅读器用户。

你可以检查或改变这种通过选择阅读顺序家>安排>选择窗格选择面板将显示在右边栏中。

窗格将显示幻灯片上的每个对象突出显示窗格中的对象也会在幻灯片中突出显示该对象阅读这个页面中的元素从下到上起初这可能看似不合逻辑,但有助于将这些对象视为幻灯片上的图层将首先读取幻灯片上的第一个对象如果另一个对象被添加到第一个对象顶部的页面上,则屏幕阅读器将会读取该对象(并且还将在视觉上覆盖第一个对象)简单地重新排序项目单击并拖动PowerPoint的窗户也有上/下箭头按钮可用于重新排序项目。

注意

安排下拉菜单还包括选项来重新排序一个对象这将改变页面上的视觉位置以及阅读顺序。

  • 置前移动一个项目的顶层,这意味着它将阅读持续通过屏幕阅读器。
  • 置后一项移动到底层这将是阅读第一个通过屏幕阅读器。
  • 向前进将项目向上移动一层,或后来在阅读顺序。
  • 退到最后移动一个项目到下一层,或在阅读顺序。

如果您使用这些选项,请务必检查选择窗格以确保阅读顺序有意义。

每一项的右边是一个看起来像一个眼睛的图标(图标截图)单击此图标将在幻灯片中以可视方式隐藏对象,但仍将由屏幕阅读器读取。

替代文本的图像

幻灯片演示通常包括图像图像需要等效替代文本将替代文本添加到一个图像:

  1. 右键单击在图像上选择格式的图片
  2. 在图片的格式栏,选择尺寸和属性图标并选择替代文字
  3. 在中输入适当的替代文本描述仅字段(不是标题字段)。

重要的

除非是幻灯片背景的一部分,没有办法隐藏在PowerPoint装饰形象,所以装饰图片应该保持到最低限度如果演示文稿保存为PDF,装饰图像可以隐藏在Acrobat Professional中

在HTML中,有一些方法可以识别a中的行标题和列标题数据表这使得表的内容更多地为屏幕阅读器用户提供了更多的内容PowerPoint允许您标识单行列标题和单列行标题确定一个表的标题:

  1. 点击表格内部的表工具选择应该成为可见的,设计选项卡(称为表设计在Mac)应该开放。
  2. 如果表的顶行包含每列的标题(大多数表都有),请确保标题行复选框已选中。
  3. 如果表的第一列包含标题对于每一行,确保第一栏复选框已选中。

在里面表格样式部分,选择一种样式,可以在视觉上清楚地识别表头确保风格具有良好的对比度。

大多数屏幕阅读器不会识别PowerPoint中的表格标题,但我们仍然建议您完成此过程以可视方式识别标头非常重要,并且Microsoft Office中对表头的支持正在不断改进另外,这些标题将确定在保存PDF在最新的版本的演示文稿。

可访问性检查

演示文稿包含一个工具,可以识别许多常见的可访问性问题Windows和Mac中的辅助功能检查程序基本相同,但启动检查的步骤不同。

可访问性检查器运行在Windows中,选择文件>信息选择检查问题按钮并选择可访问性检查

要在Mac中启动辅助功能检查器,请选择评论选项卡,然后选择可访问性检查

在Windows和Mac中,辅助功能检查器侧边栏将显示在右侧检查器提出了可访问性错误(例如,图像没有替代文本),警告(如不清楚链接文本)和技巧(例如,检查滑阅读顺序与自定义幻灯片内容)选择一个项目的报告将幻灯片中的突出问题有关该问题的信息以及如何修复它的说明也将显示在侧栏的底部。

当解决问题时,它将自动从报告中消失。

其他无障碍原则

  • 确保文字不会太小,特别是如果在投影仪上观看演示文稿。
  • 不要使用颜色作为传达信息的唯一方式。
  • 过渡和动画应该很简单。
  • 复杂或自动转换和动画可以分散注意力。
  • 使用简洁明了的语言如果您有嵌入视频,请确保视频带有标题。
  • 如果您有嵌入音频,请附上成绩单。

将PowerPoint转换为PDF

PowerPoint对于面对面演示非常有效,但它通常不是Web上内容的最佳格式该文件可能很大,用户必须具有Microsoft Office或插件才能查看该文件PDF通常是以电子方式呈现PowerPoint演示文稿的更好格式文件大小相对较小,通常会删除分散注意力的幻灯片切换,并且每个人都有PDF阅读器。

假设已正确创建,本文中概述的所有辅助功能都将保留在PDF文件中(见我们的文章从办公文档创建PDF文件)如果您的演示文稿包含表格或装饰图像,并且您知道如何在Adobe Acrobat中添加辅助功能信息,则您的PDF文件甚至可以比原始PowerPoint文件更加精简。