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Word和PowerPoint辅助功能评估清单

入门

注释

此清单的PDF版本也有。

以下检查表使用Microsoft Office 2016及更高版本中的辅助功能检查器。看到我们幻灯片演示文稿软件有关使用检查器和创建可访问电子文档的详细信息,请参阅文章。万博体育官网网址

启动辅助功能检查器:

  • 在Windows上:文件>检查问题下拉菜单>检查辅助功能
  • 在Mac上:查看选项卡>检查辅助功能

错误警告,和提示指示辅助功能检查器的自动反馈。根据您的操作系统以及最近更新Office版本的方式,这些可能略有不同。手册检查项目需要手动检查辅助功能问题。

标题(仅限单词)

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标题使用单词“样式”(标题1,标题2等) 手册: 视图>导航窗格.窗格中存在应为标题的文本。 在中应用正确的标题样式制表符>风格画廊
标题不跳过级别(例如,标题1至标题3)。
  • 错误: 未命中航向水平(并非所有版本)
  • 手册:标题不跳过中的级别导航窗格
在中应用正确的标题样式制表符>风格画廊
标题不为空 手册:中没有空行导航窗格. 删除空标题

幻灯片标题(仅限PowerPoint)

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幻灯片具有描述性标题(见注释)
  • 错误:缺少幻灯片标题
  • 手册:标题描述幻灯片内容。
标题占位符.
幻灯片标题通常应该是唯一的 提示:复制幻灯片标题 适当时,更改幻灯片书名文本,使其在每张幻灯片上都是唯一的。
注释

PowerPoint检查器要求每张幻灯片都有描述性标题。如果幻灯片上没有标题是不合适的,要么省略标题(将被标记为错误),要么将幻灯片隐藏在制表符>安排>选择窗格>单击眼睛用于切换可见性的图标。

幻灯片阅读顺序(仅限PowerPoint)

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幻灯片阅读顺序合乎逻辑 警告:检查读取顺序 “常用”选项卡>排列>选择窗格;确保阅读顺序为底部到顶部

图像

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图像和其他非文本内容具有可选文本(请参见注释) 错误:缺少可选文本
  • 右键单击>设置图片格式>大小和属性标签ALT文本.在中输入可选文本描述领域
  • 在一些新版本中,右键单击>编辑替换文本
可选文本等效 手册:检查中的文本ALT文本> 描述字段,或ALT文本更新版本中的字段 在中输入可选文本描述ALT文本领域
显示内容的图像定位为“与文本对齐”(仅限Word) 警告:图像或对象未内联 右击>包文本>与文本对齐
注释
  • 在旧版本的Word或PowerPoint中,没有可靠的方法来隐藏屏幕阅读器中的装饰图像。如果图像是装饰性的,或者,如果替代文本已显示在附近的文本中,我们建议将图像留空。不幸的是,这意味着它将在辅助功能检查器中显示为错误。
    • 如果您有更新版本的Office,并且带有“编辑替换文本”选项,有一个“标记为装饰”复选框。如果图像是装饰性的,请选中此框。
  • 有些版本从来没有“为我生成描述”按钮。选择这个。自动生成的描述的质量通常很差,图像的描述通常与可选文本不同。
    • 如果文档具有自动描述的图像。“智能服务:建议的可选文本万博体育苹果“将出现在辅助功能检查器中。查看并修复这些图像的可选文本。
  • Office的某些旧版本将提示您向表中添加可选文本。不建议这样做。

桌子

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表中的第一行包含正确定义的列标题。 错误:没有标题行 设计标签>检查标题行复选框
当表的第一列应该包含标题时,它们正确地标识为行标题。 手册:在表格中单击设计选项卡>确保第一列复选框与表标题结构匹配。 选中或取消选中“第一列”复选框以匹配表标题结构。
表结构简单,避免合并单元格或拆分单元格 警告:合并或拆分表中的单元格.使用标签键以确保表中单元格的顺序符合逻辑。 布局制表符>合并单元分裂细胞
表不使用空列或空行进行可视格式设置 手册:目视检查 右击空列或空行>删除单元格
尽可能避免使用用于布局的表。如果使用,或者确保表的读取顺序是合乎逻辑的。 警告:检查读取顺序(对于没有边框或样式的表)。使用标签键导航单元格并确保阅读顺序正确。
  • 如果可以从表中删除内容:在表>表中单击布局制表符>转换为文本.
  • 如果不可能的话,使用tab键导航单元格并确保阅读顺序正确。
注释

在Office中,对表头的支持仍然不完整。如果将文件保存为PDF格式,应在Acrobat Pro中检查和改进表格结构。

颜色和对比度

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文本(和文本图像)具有良好的对比度
  • 警告:低对比度文本(仅在较新版本中存在)
  • 手册:搜索低对比度的文本。
  • 制表符>字体颜色在一个地方改变。
  • 标签>样式库设计标签>颜色更改文档宽度。
颜色并不是表示信息的唯一方式 手册:目视检查文档的颜色依赖性。 除了使用颜色外,还可以使用文本或其他可视演示文稿。

其他问题

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文档具有描述性文件名 手册:出现在应用程序窗口顶部的文件名准确地描述了该文件。 文件>另存为>
  • 文件名窗口中的字段
  • 另存为MAC字段
文档具有描述性标题
  • 手册:验证标题是否具有描述性
  • 窗户:文件制表符>书名
  • 雨衣:文件>属性>摘要标签>标题
在中输入描述性文档标题书名领域
没有拼写或语法问题
  • 单词:回顾制表符>拼写和语法
  • 幻灯片演示文稿软件:回顾制表符>拼写
  • 手册:其他拼写的校对,语法,以及可读性问题
  • 纠正任何拼写和语法问题
正确使用项目符号和编号列表 手册:单击看起来像列表的文本。在表,编号子弹突出显示。 更改文本以使用正确的列表类型。
多个空格/行/制表符不用于布局。
  • 警告:重复的空白字符(并非所有版本)
  • 手册:空间,标签,空行不能过度用于布局。
使用段落样式或列控制元素之间的间距。
媒体有标题和/或文字记录
  • 警告:对音频和视频使用标题(PowerPoint中嵌入的媒体)
  • 手册:嵌入和链接媒体具有同等的标题和/或转录本。
向媒体提供标题和/或文字记录。